Como ya os comente en otro post, en octubre empecé un máster para la formación de profesores y ahora, al escribir, también estoy pensando en los alumnos de FP, en mi caso en los alumnos del ciclo superior de Comercio Exterior. Así que hoy me voy a centrar en un tema que aparece en muchos artículos pero que parece que no mucha gente lo ha leído: como organizar el tiempo en el trabajo. Puede que para algunos de vosotros parezca una tontería hablar de esto…y si les parece, esto significa que sois de las pocas personas (entre los que he conocido) que sepan organizarse.

Desde el principio os digo que casi nunca me he quedado en el trabajo para hacer horas extras. Y cuando me he quedado era porque surgían cosas a última hora y no podían esperar hasta el día siguiente. Esto de quedarme en el trabajo más por quedar bien…no es mi estilo. Soy consciente de que al escribir esto algunos reclutadores me van a poner la cruz, pero no escondo como soy.

Así que aquí os cuento mi día a día en el trabajo. Antes de irme al trabajo, siempre me gusta desayunar en mi casa y en este tiempo también verificar mis email y leer algunos periódicos online. Así no pienso en el desayuno mientras trabajo 🙂  No tengo nada en contra de los que desayunan en el trabajo, cada uno hace lo que quiere, pero yo soy de las que desayunan fuerte, es algo que he aprendido en mi casa desde pequeña y no me imagino llenando mi escritorio con tostadas, lonchitas de queso, de pechuga de pavo, café y zumo. Y lo de irme al bar para desayunar ni me lo planteo, me gusta la tranquilidad a la hora de desayunar (será porque al despertarme no tengo ganas de ver a nadieJ)

Y una vez en el trabajo, lo primero es verificar el email corporativo. En los primeros 5 minutos leo todos los emails, pero en el visualizador de emails, así se me quedan todos sin leer. Después de esto ya tengo en mi mente una idea sobre la urgencia de cada uno. Aquí va mi orden de preferencias:

1. Respondo a todos los emails que necesitan respuestas muy cortas, tipo: envío de alguna ficha (solo tengo que escribir 1 línea y adjuntarla), precisar alguna característica de un producto (ej: condiciones de almacenamiento, dimensiones de producto), datos logísticos, etc. Para esto no necesito más de 10 minutos y casi me quito la mitad de los emails.
2. Emails en los cuales se piden presupuestos, hacer alguna ficha especial: como sé que esto me va a llevar más tiempo, respondo a los clientes para agradecerles por el email y les digo para cuando tendrán una respuesta. Así el cliente sabe que estoy trabajando en ello y también que pronto recibirá una respuesta. Como no hay muchos emails de esto cada día, me tomara unos 5 minutos. Ojo: vuelvo a poner estos emails no leídos porque todavía no le he dado al cliente una respuesta.
3. Ahora toca los emails “urgentes”, los que necesitan una respuesta amplia y que me piden mirar datos, preguntar a compañeros de otros departamentos: facturas que no se han pagado a tiempo (necesito consultar el departamento financiero), problemas con algún producto (consultar el departamento de calidad o de producción). ¿Por qué dejo estos emails al final, si son urgentes? Porque si me pongo primero con ellos, no me voy a centrar bien porque voy a pensar que me quedan un montón de emails por responder y tampoco he empezado tarde con ellos, supuestamente son las 9.30h.
4. Una vez que termino con los urgentes, me pongo con los emails de segunda prioridad.
5. Entre las 11-12 horas me gusta hacer las llamadas programadas para ese día. Prefiero esta hora porque casi todo el mundo está en la oficina, han desayunado, han verificado los emails y son más accesibles a esta hora. Para los que no responden, vuelvo con una llamada a las 16 horas. Esto no significa que no haga más llamadas durante el día, para esta franja horaria guardo las llamadas comerciales.
6. Las últimas 2 horas (o 1 hora si tengo muchas cosas que hacer ese día) las reservo para el trabajo de prospecciones de mercados, búsqueda de clientes, etc. Me gusta dejarlo para esta parte del día porque es más tranquilo, los clientes casi no llaman, yo tampoco puedo llamar (en muchos países han terminado su jornada laboral) y en la oficina hay más ruido, pero no me molesta mucho porque este tipo de tarea no me pide mucha concentración, no tengo que tener cuidado para no hacer errores.
7. Y una última cosa que no tiene nada que ver con priorizar, sino más bien con organizarse. Se trata de cómo organizar el email, ya que he visto verdaderos cajones de sastre. A mí me gusta tener los clientes organizados por países. Cada carpeta “país” contiene subcarpetas con el nombre de cada cliente. Una vez que respondo al cliente, paso tanto el email recibido como el enviado en su carpeta. Así siempre que necesito algo no tengo que buscar mucho.

También me encantan las agendas alegres, los post-it de todos los colores, los “fosforitos”. Ya sé que ahora mismo, con tanta tecnología no hace falta papel, pero que queréis que os diga: necesito colores en mi vida para que me alegren el díaJ. En mi casa tengo también una pizarra de esas blancas y me encanta, no se me pasa ningún plazo. Me gusta más que las agendas, es más ecológica (por el consumo de papel), el único inconveniente es que no se puede poner en todas las oficinas por el tema del espacio.

Y así trabajo yo. Supongo que habrá gente que se organiza mejor y me gustaría conocer vuestro método…si no es un secreto.

Que tengáis un día productivo.