Unas de las claves para el éxito en exportaciones consiste el trabajo en equipo, la implicación de toda la organización.  Exportar no supone solo contratar un buen comercial, sino preparar a toda la empresa para este gran paso. Con esto no quiero decir que todos los trabajadores tienen que recibir formación específica, sino que tienen que ser conscientes de que exportar va a suponer algunos cambios en la manera de trabajar. Y como las palabras se la llevan el viento, voy a intentar aclarar este aspecto punto por punto…o mejor dicho, departamento por departamento.

• Jefes/Directores: es muy importante que entiendan las diferencias culturales y como éstas afectan a la negociación. Si por ejemplo estamos negociando con un cliente japonés, tiene que saber que las negociaciones son lentas, ya que todos los jefes de nuestro contacto tienen que aprobar esa compra. Que los comerciales sean insistentes no ayuda en nada, de hecho puede afectar negativamente la negociación.
• Departamento de calidad: En el sector alimentario, por ejemplo, es muy normal que los compradores pidan certificados de calidad y muchos otros documentos. En la mayoría de las veces el departamento de comercio exterior tendrá que traducirla, así que los compañeros de calidad tienen que entender que la traducción puede requerir tiempo. Si el comprador tiene que recibir los documentos el día X, lo mejor es que el departamento de exportación los tenga el día X-2 para hacer la traducción y aclarar las dudas que puedan surgir. He visto casos donde el responsable del departamento de calidad dejaba estos documentos para el último día a pesar de las insistencias de los comerciales y con escaso tiempo para hacer la traducción, los comerciales tenían que pedir al comprador que les dé un día más. En algunos casos el comprador puede ser permisivo pero si estamos hablando de tenders (llamadas de oferta, licitaciones), lo más probable es que no haya esa flexibilidad.
• Departamento de contabilidad: Lo ideal sería que haya una persona que hable un poco de inglés para poder reclamar las facturas. Y estoy hablando de enviar un email al cliente para avisarlo del retraso y si el cliente sigue sin pagar, entonces interviene el comercial. Entiendo que el cobro es esencial para el funcionamiento de una empresa, lo que no se puede hacer es estar encima del comercial para que el cliente pague justo en el día de vencimiento de la factura. Algunas veces los pagos pueden retrasarse 1-2 días porque las transferencias internacionales tardan más. Hay que ser comprensible y no pensar siempre que el cliente no quiere pagar. Estamos hablando de clientes que han recibido crédito comercial, con lo cual su situación financiera ha sido ya verificada. He visto casos donde los comerciales estaban “acosados” por el departamento de contabilidad porque las facturas iban a vencer mañana y el pago no se había hecho. ¿Que se le dice a un cliente en este caso, que nosotros somos más especiales y queremos el pago ya?
• Departamento de logística: los responsables de este departamento tienen que entender que cualquier error en la logística puede suponer altos costes, incluso la devolución de la mercancía. Y si esa devolución se hace a unos 3000 km, a veces sale más barato dejar la mercancía por allí que traerla. Y no es cuestión de costes, sino que también está en juego la imagen de la empresa.
• Recepción: Muchas veces el departamento de exportación no tiene una línea directa, con lo cual todas las llamadas están filtradas por una persona. Lo ideal es que la persona que responde la primera vez sepa algunas frases en inglés. No da buena imagen que responda una persona que no sabe/chapurrea inglés y si en ese momento no hay nadie en la empresa que sepa inglés, te cuelgue sin más. El cliente no va a saber que ha pasado, se ha equivocado de número o así se trata a los clientes en esa empresa. (Been there, seen that).

Supongo que habrá más cosas por decir, pero esta vez me he centrado en esos aspectos que hacen que el trabajo del departamento de exportación sea más fácil y eficiente.